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Questions fréquentes

Dernière mise à jour le 24 juin 2020

Vous avez une question et vous ne savez pas où trouver la réponse, parcourez notre FAQ pour vous aider.

Vous trouverez ici toutes les réponses aux questions les plus demandées par les praticiennes formatrices et les praticiens formateurs.

1. Informations générales

 
Je suis enceinte et je ne pourrai plus assumer ma fonction de praticienne formateurtrice ou de praticien formateur, à qui dois-je l'annoncer?

Si vous apprenez votre grossesse avant la rentrée académique en cours, nous vous remercions de vous adresser à votre Direction d'établissement. En charge du recensement des praticiennes et praticiens de l'établissement, votre Direction indiquera votre indisponibilité le temps de votre congé maternité à venir, dans le portail informatique prévu à cet effet.

Si vous devez interrompre prématurément votre activité de praticienne formatrice en cours de semestre, pour votre congé maternité, nous vous remercions de nous contacter à stages(at)hepl.ch, afin que nous discutions des suites à envisager pour vos stagiaires. Votre Direction d'établissement devra également en être informée.

 
J'ai dû m'arrêter pour cause de maladie en cours de semestre, puis-je me faire remplacer par ma ou mon stagiaire et/ou comment assurer son suivi jusqu'à mon retour?

Tout arrêt maladie en cours de semestre doit faire l'objet d'un signalement à l'adresse stages(at)hepl.ch. Selon les cas, la Direction ou le secrétariat d'établissement peut directement prendre contact avec le CefopÉ (+41 21 316 95 74). En fonction du temps de l'arrêt maladie, un replacement pourrait être envisagé, un remplacement (stage B) pourrait être formalisé avec l'étudiante ou l'étudiant en fonction de son profil, ou d'autres modalités pourraient être envisagées. Dans tous les cas, les décisions qui impactent le suivi et la certification du stagiaire doivent impérativement être transmises à la HEP.

 
Ma direction d'établissement m'a attribué un travail supplémentaire qui m'empêche d'accueillir des stagiaires à la rentrée, que dois-je faire?

Si votre répartition des tâches a changé ou si de nouvelles responsabilités temporaires vous incombent, nous vous invitons à demander à votre Direction d'établissement de vous rendre momentanément indisponible pour l'accueil de stagiaires sur le portail des stages. Il faudra également vous renseigner directement auprès de votre Direction quant aux questions en lien avec votre rémunération.

 
J'assume désormais une charge de décanat, comment continuer ma fonction de praticienne formatrice ou de praticien formateur?

Si vos nouveaux horaires vous permettent d'accueillir un ou une stagiaire, car vous êtes toujours titulaire d'une classe, nous pouvons continuer à vous en attribuer pour autant que vos jours d'enseignement correspondent au calendrier de l'étudiante ou de l'étudiant que vous accueillez (cf. calendrier de la formation).

Dans le cas où vous ne seriez plus titulaire d'une classe, mais où vous auriez néanmoins du temps à disposition pour accompagner un ou deux stagiaires, nous pourrions vous enregistrer uniquement pour l'accueil de stagiaires B. Vous devez alors vous adresser à votre Direction d'établissement, qui l'indiquera dans la case des restrictions de placement sur IS Academia.

 
Mon statut de praticienne formatrice ou de praticien formateur a changé (horaires, discipline, bâtiment ...). A qui dois-je m'adresser pour mettre mes informations à jour ?

Toutes les informations relatives aux praticiennes formatrices ou aux praticiens formateurs (horaires, disciplines, collèges, etc.) sont renseignées et vérifiées par votre Direction d’'établissement et ceci chaque semestre. Si vous souhaitez signaler des changements concernant vos informations, il vous suffit d'adresser cette demande à votre Direction pour qu'elle les mette à jour sur le portail informatique des stages.

 
Mes coordonnées ont changé (nom, adresse, téléphone, mail, etc.), à qui dois-je m'adresser pour mettre à jour ces informations ?

Si vous avez prévu de déménager ou si vous changez de numéro de téléphone / email, nous vous remercions de nous en avertir dès que possible. En effet, pour des raisons liées aux placements ou à la gestion des stages en cours d'année, nous pouvons être amenés à vous adresser des courriels/courriers ou vous contacter par téléphone. Afin d'assurer le suivi des informations, des coordonnées actualisées doivent être disponibles. 

Il vous suffit d'envoyer un mail comprenant les informations à mettre à jour à l'adresse stages(at)hepl.ch.

2. Les placements

 
Quand est-ce que je connaîtrai le nom de mon, de ma ou de mes futurs stagiaires?

Le processus de placement a lieu deux fois par année: en juillet pour la rentrée d'automne et en décembre pour la rentrée de février. En premier lieu, des "pré-placements" sont effectués, car les attributions sont soumises à l'avalisation des Directions d'établissement. Puis, une fois les placements confirmés ou régulés, ils sont officiellement annoncés et formalisés. Les dates sont transmises par courriel à toutes les praticiennes formatrices et tous les praticiens formateurs en fonction de la filière d'enseignement.

 
Comment est-ce que je peux consulter mes attributions de stage?

Les attributions de stages sont disponibles sur la plateforme IS Academia : https://is-academia.hepl.ch/

Il vous suffit de vous connecter à l'aide de vos identifiants (numéro P et mot de passe). En cas de perte ou d'oubli de vos accès, vous pouvez envoyer un message à notre Unité informatique à l'adresse helpdesk(at)hepl.ch. Vos accès vous seront alors retransmis par mail dès que possible.

 
J'ai perdu mes accès à IS-Academia, comment les obtenir?

En cas de perte ou d'oubli de vos accès, vous pouvez envoyer un message à notre Unité informatique à l'adresse helpdesk(at)hepl.ch. Vos accès vous seront alors retransmis par mail dès que possible.

 
Je n'ai toujours pas reçu mes attributions de stage, est-ce normal?

Vos collègues ont déjà reçu des informations concernant leurs attributions de stage et votre compte IS Academia indique toujours que vous n'avez pas d'attribution de stage. Cette situation est normale et induite par le fait que les placements sont effectués par cohortes et par filière de formation. Le processus de placement dure plusieurs semaines et de nombreuses rocades peuvent intervenir par la suite. Dès lors, dans cette situation, nous vous remercions de patienter jusqu'à la mi-août avant de nous contacter à stages(at)hepl.ch.

 
Je rencontre un problème avec le ou les placements qui m'ont été attribués, que puis-je faire?

Vous avez reçu votre placement en stage et vous réalisez que votre horaire n'est pas compatible avec celui de votre stagiaire, ou quel la discipline de votre stagiaire ne correspond pas à votre enseignement, ou encore que le nombre d'étudiantes ou d'étudiants n'est pas conforme à votre prévision. Nous vous invitons à écrire un courriel à stages(at)hepl.ch pour le signaler. Le processus de placement dure plusieurs semaines et en dépit de nombreuses vérifications, il arrive par exemple qu'un changement d'horaires, une modification de plan d'études du stagiaire ou un engagement tardif en qualité de praticienne formatrice ou de praticien formateur, impactent le placement initial. Nous vous remercions pour votre compréhension et procéderons aux modifications dans les meilleurs délais.

 
Je ne peux pas accueillir de stagiaires de 1ère/2ème/3ème année, à qui m'adresser?

Si vous rencontrez une situation dans votre classe qui nécessite le placement d'un profil étudiant particulier (horaires spécifiques, etc.), vos demandes doivent être adressées à votre Direction d'établissement au plus tôt afin qu'elle indique cette restriction dans le portail des stages. Etant donné le volume des placements à effectuer et de la particularité de l'ensemble des étudiantes et étudiants comme des praticiennes formatrices et praticiens formateurs, seules les demandes motivées seront prises en compte. Nous vous invitons également à aller consulter la Directive n°159 du DFJC, régissant votre statut, car ces demandes pourraient avoir des incidences sur votre rémunération et vos périodes de décharges liées à cette fonction.

 
Ma ou mon stagiaire ne s'est pas présenté en stage / a été absent du stage, que dois-je faire?

Le stage fait partie des activités de formation pour lesquelles la présence de l'étudiante ou de l'étudiant est obligatoire:

  • l'étudiante ou l'étudiant doit être disponible pour toute la durée du stage, tant pour les heures en classe que pour les échanges avec vous comme avec d’autres membres du corps enseignant.
  • en cas d’absence justifiée (maladie, accident, etc.), il ou elle vous informe immédiatement. En cas de maladie ou d’accident, il ou elle remet un certificat médical au Service académique de la HEP lorsque l’absence dépasse trois jours. Les périodes manquées doivent être remplacées en accord avec vous.
  • en cas d'absence injustifiée ou non excusée, vous en informez le CefopÉ à l'adresse stages(at)hepl.ch. L'étudiante ou l'étudiant encourt l'invalidation de son stage.
  • toutes les absences en stage doivent être remplacées, sans quoi la certification du stage pourrait être compromise.
 
Puis-je demander à mon ou ma stagiaire de m'accompagner en camp de ski, est-ce que la HEP peut lui octroyer un congé?

La participation a un camp de ski ou un voyage d'études est tout à fait favorable au parcours de formation de l'étudiante ou de l'étudiant et l'accompagnement d'une classe en camp par un ou une stagiaire est possible. Toutefois, seul l'accord du ou de la stagiaire concernée est nécessaire et cela ne peut pas être imposé.

La HEP ne délivre pas officiellement de congé aux étudiantes et étudiants à cette occasion. Ce choix appartient à l'étudiante ou à l'étudiant, qui bénéficie de la liberté académique. Il ou elle lui incombe de prendre les dispositions nécessaires en cas d'absence en cours. Les séminaires d'intégration, qui sont obligatoires, nécessitent de trouver un arrangement avec le ou la responsable du séminaire.

Aucune rémunération n'est octroyée par la HEP, toutefois une demande peut être adressée au Fonds de soutien des étudiants si besoin, via le formulaire en ligne.

 
Mon ou ma stagiaire dois filmer une séquence d'enseignement, une autorisation est-elle nécessaire?

Les étudiantes et étudiants de la HEP disposent d'un formulaire soit dans leur document de suivi de stage soit distribué dans le cadre du cours pour lequel le film est demandé. Ce sont à elles et à eux d'effectuer les démarches selon les consignes prévues dans ce document.

 
Je rencontre des difficultés avec mon ou ma stagiaire, à qui puis-je m'adresser?

En cas de difficultés particulières rencontrées avec votre stagiaire, vous pouvez vous adresser à tout moment au CefopE :

  • par courriel à stages(at)hepl.ch ou
  • par téléphone au 021 316 92 84.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à cliquer sur ce lien.

3. Stage B

 
Quelle est la différence entre un stage A et un stage B?

Pour toute information liée aux modalités de stage, vous pouvez consulter la page des stages A et des stages B ou celle relatives à l'organisation des stages propre à votre filière de formation dans la rubrique Former un étudiant en stage.

 
Puis-je obtenir le remboursement de mes frais de déplacement pour la visite de mon ou de ma stagiaire B?

Si votre employeur est la DGEO, la DGEP ou le SESAF, tous les frais de déplacements liés au suivi de votre stagiaire B doivent être adressés au secrétariat de l'établissement scolaire qui vous emploie.

Si vous êtes une praticienne formatrice ou un praticien formateur extra-cantonal, un formulaire doit être rempli et renvoyé à la HEP Vaud à l'attention du Centre de soutien à la formation pratique en établissement (CefopÉ). Le formulaire peut être demandé à l'adresse suivante intervenants-externes(at)hepl.ch.

 
Est-ce le même enseignant HEP ou la même enseignante HEP qui effectue les visites du semestre d'automne et de printemps pour mon ou ma stagiaire B?

En principe, c’est la même personne qui fera, par exemple, la visite didactique du semestre d’automne et celle du semestre de printemps pour votre stagiaire. Néanmoins, pour des raisons organisationnelles, il est possible que ces deux visites soient prises en charge par des enseignantes ou des enseignants HEP différents.

4. Le CAS PF

 
Quels sont les critères pour être praticienne formatrice ou praticien formateur?

La fonction est ouverte aux enseignantes et enseignants de la scolarité obligatoire et postobligatoire (ordinaires et spécialisés) qui répondent aux conditions suivantes:

  • Un minimum de 50% d'enseignement est requis, dans le profil de formation de l'étudiante ou de l'étudiant.
  • Il faut également pouvoir faire valoir au moins trois années d'expérience professionnelle dans le degré concerné (primaire, secondaire I ou secondaire II) après l'obtention du diplôme d'enseignement pour le degré en question.

Vous trouverez de plus amples informations sur cette page.

 
Quelles sont les modalités de rétribution des praticiennes formatrices et des praticiens formateurs?

Pour toute question liée à la rétribution de cette fonction, vous devez vous adresser directement à votre employeur (DGEO, DGEP, SESAF) et consulter la Directive n°159 du DFJC.

 
Je suis praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant depuis deux ans et je souhaite suivre le CAS PF, quelles sont les démarches à entreprendre?

Dans le respect des délais propres à chaque programme de formation, il faut compéter le formulaire d'inscription en ligne que vous trouverez en cliquant sur Procédure d'inscription en bas de cette page et envoyer votre dossier de candidature.

Seules les demandes d'immatriculation soumise à l'aide du formulaire en ligne seront prises en compte. Vous trouverez, sur cette même page, de plus amples informations sur la procédure d'inscription.

 

5. Praticien formateur suppléant

 
Quelles sont les démarches pour devenir praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant?

L'activité de praticienne formatrice ou de praticien formateur vous intéresse, l'idée d'accompagner une étudiante ou un étudiant en formation pratique vous tente, mais vous ne pouvez ou ne souhaitez pas suivre tout de suite l'entier de la formation pour cette fonction (CAS PF), vous avez la possibilité de vous annoncer en qualité de praticienne formatrice suppléante ou de praticien formateur suppléant. Il vous suffit de vous adresser à votre Direction d'établissement, seule habilitée à vous enregistrer et à vous autoriser à occuper cette fonction.

Une fois recensé comme praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant, vous recevrez par courriel une invitation aux trois jours de formation à la HEP qui vous sont destinés, afin de vous présenter les éléments essentiels au suivi des stagiaires. Toutes les questions liées à votre statut ou à votre rémunération doivent être adressées à votre Direction d'établissement.

 
Comment m'inscrire aux trois jours de formation destinés aux praticiennes formatrices suppléantes et aux praticiens formateurs suppléants?

Les trois jours de formation proposés sont fixés à chaque rentrée académique. Toutes les informations liées à cette formation (dates, horaires, salle, lien au formulaire d'inscription, etc.) sont transmises aux Directions d'établissement qui vous les feront suivre.

 
Si ma Direction d'établissement me recense comme praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant à la rentrée, vais-je recevoir des stagaires?

Vous avez été enregistré comme praticienne formatrice ou praticien formateur suppléant avant le début du semestre à venir, vous pourriez alors vous voir attribuer un ou une stagiaire dès la rentrée. Toutefois, il est important de savoir que les praticiennes formatrices ou praticiens formateurs certifiés sont prioritaires. En raison de facteurs géographiques, disciplinaires ou de degré d'enseignement, il se pourrait que vous ne puissiez pas tout de suite vous voir attribuer de stagiaire. Néanmoins, les besoins en places de stage étant grandissants, nous sommes toujours à la recherche de nouveaux praticiens formateurs ou de nouvelles praticiennes formatrices. 

 
Combien de temps puis-je rester praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant?

Selon le mandat du praticien formateur ou de la praticienne formatrice (que vous trouverez au bas de cette page), vous devrez obtenir le CAS de praticien formateur ou praticienne formatrice au plus tard au cours de votre troisième année d'activité dans cette fonction.

6. Évaluation

 
Où puis-je trouver les informations sur les échelles descriptives pour évaluer mon ou ma stagiaire ?

Toutes les informations nécessaires en lien avec les échelles descriptives se trouvent sur la page Documents relatifs au stage de chaque filière de formation utilisant cet outil. Ils sont accessibles à l'aide de vos noms d'utilisateur et mot de passe, sur le portail praticien formateur.

 
À quelles conditions utilise-t-on les notes B et D dans les échelles descriptives?

Pour obtenir un E, tous les descripteurs du E doivent être satisfaits, alors que ceux du C ne le sont pas. Le D intervient si les prestations de l'étudiante ou de l'étudiant satisfont tous les descripteurs du E et qu'il ou elle est à bout touchant de pouvoir obtenir un C. Le D peut également permettre de souligner la progression effectuée par l'étudiante ou l'étudiant au fil du semestre, pour autant que ses prestations satisfassent, au moins, tous les descripteurs du E. La même réflexion s'opère pour le B entre le C et le A. Un B est attribué si les prestations observées satisfont tous les descripteurs du E et du C, mais pas encore tout à fait ceux du A.

 
Lorsqu'il y a co-certification, à quel moment dois-je valider le bilan certificatif dans IS Academia?

Si vous êtes la praticienne formatrice ou le praticien formateur du semestre dans lequel a lieu la certification, il importe que vous contactiez votre homologue du semestre précédent afin de vous concerter sur l'évaluation avant de compléter le bilan certificatif.

C’est seulement après concertation que vous saisirez et validerez le bilan dans IS Academia et que votre homologue le validera à son tour. L’ordre des étapes est important, d'autant plus qu'une fois validé, même si la validation n'a pas encore été confirmée par la praticienne formatrice ou le praticien formateur du semestre précédent, le bilan ne pourra plus être modifié.

En cas de problème avec le bilan, vous pouvez écrire à stages(at)hepl.ch.

 
Je rencontre des difficultés avec l'utilisation des échelles descriptives?

Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés avec l'utilisation des échelles descriptives, nous vous invitons à vous rendre sur le forum, afin d'y déposer votre question / remarque. Vous pouvez obtenir la clé d'inscription en écrivant à stages(at)hepl.ch. Le forum est régulièrement mis à jour et une réponse vous sera transmise dans les meilleurs délais.

Pour remplir en ligne sur IS Academia les bilans intermédiaires et certificatifs de vos stagiaires, nous vous remercions de suivre les étapes décrites dans le guide utilisateur ci-après.

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