Questions fréquentes

Si vous apprenez votre grossesse avant la rentrée académique en cours, nous vous remercions de vous adresser à votre direction d'établissement. En charge du recensement des praticiennes et praticiens de l'établissement, votre direction indiquera votre indisponibilité le temps de votre congé maternité à venir, dans le portail informatique prévu à cet effet.

Si vous devez interrompre prématurément votre activité de praticienne formatrice en cours de semestre, pour votre congé maternité, nous vous remercions de nous contacter à stages(at)hepl.ch, afin que nous discutions des suites à envisager pour vos stagiaires. Votre direction d'établissement devra également en être informée.

Dans le cas d’une absence ponctuelle de votre part (maladie, journée de formation du CAS praticienne formatrice ou praticien formateur, etc.) sur un jour de stage, vous pouvez soit :

• Proposer à votre direction d’établissement que le stagiaire assure votre remplacement si vous estimez qu’il ou elle a les compétences nécessaires et s’il ou elle est d’accord de le faire.
• Trouver une collègue ou un collègue qui l’accueillerait dans sa classe pour de l’observation ou une activité particulière.

Si votre absence devait se prolonger, nous vous remercions d’écrire à stages(at)hepl.ch.

Tout arrêt maladie en cours de semestre doit faire l'objet d'un signalement à l'adresse stages(at)hepl.ch. Selon les cas, la direction ou le secrétariat d'établissement peut directement prendre contact avec le CefopÉ (+41 21 316 95 74). En fonction du temps de l'arrêt maladie, un replacement pourrait être envisagé, un remplacement (stage B, si absence de longue durée) pourrait être formalisé avec l'étudiante ou l'étudiant en fonction de son profil, ou d'autres modalités pourraient être envisagées. Les décisions du choix de la remplaçante ou du remplaçant sont du ressort de la direction de votre établissement. Dans tous les cas, les décisions qui impactent le suivi et la certification du stagiaire doivent impérativement être transmises à la HEP.

Si votre répartition des tâches a changé ou si de nouvelles responsabilités temporaires vous incombent, nous vous invitons à demander à votre direction d'établissement de vous rendre momentanément indisponible pour l'accueil de stagiaires sur le portail des stages. Il faudra également vous renseigner directement auprès de votre direction quant aux questions en lien avec votre rémunération.

Si vous enseignez au minimum à 50% et que vos horaires vous permettent d'accueillir un ou une stagiaire, car vous êtes toujours titulaire d'une classe, nous pouvons continuer à vous en attribuer pour autant que vos jours d'enseignement correspondent au calendrier de l'étudiante ou de l'étudiant que vous accueillerez (cf. calendrier de la formation).

Toutes les informations relatives aux praticiennes formatrices ou aux praticiens formateurs (horaires, disciplines, collèges, etc.) sont renseignées et vérifiées par votre direction d'établissement et ceci chaque semestre. Si vous souhaitez signaler des changements concernant vos informations, il vous suffit d'adresser cette demande à votre direction pour qu'elle les mette à jour sur le portail informatique des stages.

Si vous constatez une erreur dans votre horaire d'enseignement, vous pouvez procéder vous-même à la modification dans votre portail IS Academia (voir la marche à suivre à la p. 12 du guide utilisateur d'IS Academia).

Si vous avez prévu de déménager ou si vous changez de numéro de téléphone / email, nous vous remercions de nous en avertir dès que possible. En effet, pour des raisons liées aux placements ou à la gestion des stages en cours d'année, nous pouvons être amenés à vous adresser des courriels/courriers ou vous contacter par téléphone. Afin d'assurer le suivi des informations, des coordonnées actualisées doivent être disponibles. 

Il vous suffit d'envoyer un mail comprenant les informations à mettre à jour à l'adresse stages(at)hepl.ch.

Nous vous invitons à consulter cette liste des abréviations que vous pourriez rencontrer dans le cadre de votre fonction.

Le processus de placement a lieu deux fois par année: entre juin et août pour la rentrée d'automne et entre décembre et janvier pour la rentrée de février. En premier lieu, des "pré-placements" sont effectués, car les attributions sont soumises à l'avalisation des directions d'établissement. Puis, une fois les placements confirmés ou régulés, ils sont officiellement annoncés et formalisés. Les dates sont transmises par courriel à toutes les praticiennes formatrices et tous les praticiens formateurs en fonction de la filière d'enseignement.

Les attributions de stages sont disponibles sur la plateforme IS Academia : https://is-academia.hepl.ch/

Il vous suffit de vous connecter à l'aide de vos identifiants (numéro P et mot de passe). En cas de perte ou d'oubli de vos accès, vous pouvez envoyer un message à notre Unité informatique à l'adresse helpdesk(at)hepl.ch. Vos accès vous seront alors retransmis par mail dès que possible.

En cas de perte ou d'oubli de vos accès, vous pouvez envoyer un message à notre Unité informatique à l'adresse helpdesk(at)hepl.ch. Vos accès vous seront alors retransmis par mail dès que possible.

Vos collègues ont déjà reçu des informations concernant leurs attributions de stage et votre compte IS Academia indique toujours que vous n'avez pas d'attribution de stage. Cette situation est normale et induite par le fait que les placements sont effectués par cohortes et par filière de formation. Le processus de placement dure plusieurs semaines et de nombreuses rocades peuvent intervenir par la suite. Dès lors, dans cette situation, nous vous remercions de patienter jusqu'à la mi-août avant de nous contacter à stages(at)hepl.ch.

Vous avez reçu votre placement en stage et vous réalisez que votre horaire n'est pas compatible avec celui de votre stagiaire, que la discipline de votre stagiaire ne correspond pas à votre enseignement, que le nombre d'étudiantes ou d'étudiants n'est pas conforme à votre prévision ou encore que vous connaissez personnellement l'étudiante ou l'étudiant et qu'il y a un conflit d'intérêts. Nous vous invitons à écrire un courriel à stages(at)hepl.ch pour le signaler. Le processus de placement dure plusieurs semaines et en dépit de nombreuses vérifications, il arrive par exemple qu'un changement d'horaires, une modification de plan d'études du stagiaire ou un engagement tardif en qualité de praticienne formatrice ou de praticien formateur impactent le placement initial. Nous vous remercions pour votre compréhension et procéderons aux modifications dans les meilleurs délais.

Si vous rencontrez une situation dans votre classe qui nécessite le placement d'un profil étudiant particulier (horaires spécifiques, etc.), vos demandes doivent être adressées à votre direction d'établissement au plus tôt afin qu'elle indique cette restriction dans le portail des stages. Étant donné le volume des placements à effectuer et de la particularité de l'ensemble des étudiantes et étudiants comme des praticiennes formatrices et praticiens formateurs, seules les demandes motivées seront prises en compte. Nous vous invitons également à aller consulter la décision n°159 du DFJC, régissant votre statut, car ces demandes pourraient avoir des incidences sur votre rémunération et vos périodes de décharge liées à cette fonction.

Seule la direction de votre établissement scolaire est habilitée à indiquer dans IS Academia que vous ne seriez disponible pour le suivi que d’un seul ou d'une seule stagiaire. Nous vous invitons à lui adresser votre demande. Nous vous rappelons que si vous demandez à ne suivre qu’une ou qu'un stagiaire, vous n’aurez qu’une période de décharge et la moitié de l'indemnité (voir la décision n°159 du DFJC). Le CefopÉ vous attribuera ensuite le nombre de stagiaires indiqué par votre direction.

• En 1^re année, les stagiaires BP sont en stage le mardi matin (minimum 4 périodes à l’horaire du ou de la PraFo).
• En 2^e année, ils ou elles sont en stage le jeudi toute la journée (minimum 6 périodes à l’horaire du ou de la PraFo).
• En 3^e année, ils ou elles sont en stage quatre demi-journées par semaine (entre 10 et 14 périodes) réparties sur le lundi, mercredi matin et jeudi (horaire H1) ou sur le mardi, mercredi matin et vendredi (horaire H2).

Le stage fait partie des activités de formation pour lesquelles la présence de l'étudiante ou de l'étudiant est obligatoire:

• L'étudiante ou l'étudiant doit être disponible pour toute la durée du stage, tant pour les heures en classe que pour les échanges avec vous comme avec d’autres membres du corps enseignant.
• En cas d’absence justifiée (maladie, accident, etc.), il ou elle vous informe immédiatement. Il ou elle remet un certificat médical au Service académique de la HEP au plus tard le cinquième jour ouvrable d'absence. Les périodes manquées doivent être remplacées en accord avec vous.
• En cas d'absence injustifiée, non compensée ou non excusée, vous en informez le CefopÉ à l'adresse stages(at)hepl.ch. L'étudiante ou l'étudiant encourt l'invalidation voire l'échec au stage.

Le stage bloc est fixé à des dates précises et ne peut être déplacé à un autre moment du semestre ni à la demande du ou de la stagiaire ni à celle du ou de la prafo.

Si le cas vous semble de force majeure, il est nécessaire de soumettre la demande au CefopE pour analyse (stages(at)hepl.ch).

Les signes ostentatoires d’appartenance religieuse ne sont pas tolérés sur le lieu de stage (en classe, dans la salle des maitres, ailleurs dans le bâtiment scolaire, dans la cour de récréation…).

La HEP ne procure aucun matériel scolaire aux étudiant·e·s. Pour les :

• Manuels/matériel fournis par la DAL (Direction des achats et de la logistique de l’État de Vaud) ou directement produits au sein de l'établissement, ce dernier équipe l’étudiant·e.
• Ouvrages issus du commerce, l’étudiant·e les prend à sa charge.

Si vous estimez que les étudiantes ou étudiants qui sont en stage dans vos classes ont besoin de disposer d’une adresse mail edu-vd.ch/eduvaud.ch, nous vous prions d’adresser votre demande à la direction de votre établissement scolaire. Elle pourra leur en créer une.

La participation à un camp de ski ou un voyage d'études est tout à fait favorable au parcours de formation de l'étudiante ou de l'étudiant et l'accompagnement d'une classe en camp par un ou une stagiaire est possible. Toutefois, seul l'accord du ou de la stagiaire concernée est nécessaire et cela ne peut pas être imposé.

La HEP ne délivre pas officiellement de congé aux étudiantes et étudiants à cette occasion. Ce choix appartient à l'étudiante ou à l'étudiant, qui bénéficie de la liberté académique. Il lui incombe de prendre les dispositions nécessaires en cas d'absence en cours. Les séminaires d'intégration, qui sont obligatoires, nécessitent de trouver un arrangement avec le ou la responsable du séminaire.

Nous vous invitons à compter l'étudiante ou l'étudiant comme accompagnant dans votre budget de camp.

Aucune rémunération n'est octroyée par la HEP, toutefois une demande peut être adressée au Fonds de soutien des étudiants si besoin, via le formulaire en ligne.

Le PER étant le document de référence de l'enseignement durant la scolarité obligatoire, il est attendu des étudiantes et des étudiants qu’ils/elles réalisent, avec les élèves, les activités prévues dans le PER, y compris s’ils/elles les jugent contraires à leurs convictions religieuses. 

Les formations continues, en tout cas celles organisées par la HEP, s’adressent aux personnes déjà diplômées. Les stagiaires ne sont donc pas tenus d’y participer et même s’ils ou elles le souhaitaient, il est vraisemblable que leur inscription serait refusée, car ils ou elles ne répondent pas au principal critère d’admission qui est la détention d’un diplôme d'enseignement.

Au cas où vous ne disposeriez pas déjà d'un formulaire officiel de l'établissement signé par les parents autorisant à filmer les élèves, les étudiantes et étudiants de la HEP disposent d'un formulaire soit dans leur document de suivi de stage soit distribué dans le cadre du cours pour lequel le film est demandé. Ce sont à elles et à eux d'effectuer les démarches selon les consignes prévues dans ce document.

En cas de difficultés particulières rencontrées avec votre stagiaire, vous pouvez vous adresser à tout moment au CefopE :

• Par courriel à stages(at)hepl.ch ou
• Par téléphone au 021 316 92 84.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à cliquer sur ce lien.

Les stagiaires A ne doivent pas surveiller seuls la récréation. Ils ou elles peuvent néanmoins surveiller la récréation accompagnés d'un enseignant ou d'une enseignante engagée par l'établissement.

Pour toute information liée aux modalités de stage, vous pouvez consulter la page des stages A et des stages B ou celles relatives à l'organisation des stages propre à votre filière de formation dans la rubrique Former un étudiant en stage.

Si vous accompagnez un ou une stagiaire B, 6 visites par semestre doivent être réalisées au minimum. Une visite correspond aux observations réalisées sur un jour, quel que soit le nombre de classes ou de périodes observées. Dans le cadre d’un stage B, vous observez donc le ou la stagiaire enseigner à 6 moments différents du semestre. Une visite dure idéalement deux périodes. Nous considérons qu’il est important que les premières visites aient lieu rapidement en début de semestre afin d’aider le ou la stagiaire et de vous permettre de cerner son niveau de compétence.

Pour les DA, le calcul est identique, mais le nombre de visites à réaliser par semestre s’élève à 4.

Les dates des visites doivent être inscrites dans IS Academia au plus tard pour la fin du semestre.

Nous recommandons des visites d’une durée de deux périodes pour permettre de recueillir suffisamment d’éléments observables pour l’accompagnement du stagiaire et l’évaluation de ses pratiques. Vous pouvez, néanmoins, si le contexte du stage ou la discipline observée par exemple le justifient, réaliser des visites plus longues, voire éventuellement plus courtes.

À cela s’ajoute le temps de l’entretien que vous aurez avec le ou la stagiaire sur sa leçon.

L’accompagnement des étudiants et des étudiantes pour les tâches qui se déroulent hors de la classe se fait en plus des 6 visites par semestre, respectivement 4 visites pour les DA. 

Si votre employeur est la DGEO ou la DGEP, tous les frais de déplacement liés au suivi de votre stagiaire B ou DA doivent être adressés au secrétariat de l'établissement scolaire qui vous emploie.

Si vous êtes une praticienne formatrice ou un praticien formateur extra-cantonal, un formulaire doit être rempli et renvoyé à la HEP Vaud à l'attention du Centre de soutien à la formation pratique en établissement (CefopÉ). Le formulaire peut être demandé à l'adresse suivante intervenants-externes(at)hepl.ch.

L'idéal serait que vous fassiez un maximum de visites hors de votre temps d'enseignement, mais si nécessaire, vous pouvez demander à votre Direction un congé pour réaliser une ou plusieurs visites. Cela va surtout dépendre de l'horaire du/de la stagiaire B ou DA.

En principe, c’est la même personne qui fera, par exemple, la visite didactique du semestre d’automne et celle du semestre de printemps pour votre stagiaire. Néanmoins, pour des raisons organisationnelles, il est possible que ces deux visites soient prises en charge par des enseignantes ou des enseignants HEP différents.

La fonction est ouverte aux enseignantes et enseignants de la scolarité obligatoire et postobligatoire (ordinaires et spécialisés) qui répondent aux conditions suivantes:

• Un minimum de 50% d'enseignement est requis, dans le profil de formation de l'étudiante ou de l'étudiant.
• Il faut également pouvoir faire valoir au moins trois années d'expérience professionnelle dans le degré concerné (primaire, secondaire I, secondaire II, enseignement régulier ou spécialisé) après l'obtention du diplôme d'enseignement pour le degré en question.
• La direction de l’établissement est seule habilitée à mettre à disposition de la HEP une enseignante ou un enseignant comme prafo.

Vous trouverez de plus amples informations sur cette page.

Pour toute question liée à la rétribution de cette fonction, vous devez vous adresser directement à votre employeur (DGEO, DGEP, SESAF) et consulter la décision n°159 du DFJC.

Dans le respect des délais propres à chaque programme de formation, il faut compéter le formulaire d'inscription en ligne que vous trouverez en cliquant sur Procédure d'inscription en bas de cette page et compléter votre dossier de candidature en ligne.

Seules les demandes d'immatriculation soumise à l'aide du formulaire en ligne seront prises en compte. Vous trouverez, sur cette même page, de plus amples informations sur la procédure d'inscription.

L'activité de praticienne formatrice ou de praticien formateur vous intéresse, l'idée d'accompagner une étudiante ou un étudiant en formation pratique vous tente, vous remplissez les conditions décrites ici pour entrer en fonction, mais vous ne pouvez ou ne souhaitez pas suivre tout de suite l'entier de la formation pour cette fonction (CAS PF), vous avez la possibilité de vous annoncer en qualité de praticienne formatrice suppléante ou de praticien formateur suppléant. Il vous suffit de vous adresser à votre direction d'établissement, seule habilitée à vous enregistrer et à vous autoriser à occuper cette fonction.

Une fois recensé comme praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant, vous recevrez par courriel une invitation à suivre les éléments de formation dispensés par la HEP qui vous sont destinés, durant lesquels vous seront présentés les éléments essentiels au suivi des stagiaires. Toutes les questions liées à votre statut ou à votre rémunération doivent être adressées à votre direction d'établissement.

Les éléments de formation proposés sont donnés à chaque rentrée académique. Votre direction vous fera suivre, le moment venu, le lien vers le formulaire d'inscription, puis vous aurez accès aux autres informations (dates, horaires, salle, etc.) après votre inscription. Vous pouvez adresser vos éventuelles questions à l'adresse etudiants-fcc(at)hepl.ch.

Vous avez été enregistré comme praticienne formatrice ou praticien formateur suppléant avant le début du semestre à venir, vous pourriez alors vous voir attribuer un ou une stagiaire dès la rentrée. Toutefois, il est important de savoir que les praticiennes formatrices ou praticiens formateurs certifiés sont prioritaires. En raison de facteurs géographiques, disciplinaires ou de degré d'enseignement, il se pourrait que vous ne puissiez pas tout de suite vous voir attribuer de stagiaire. Néanmoins, les besoins en places de stage étant grandissants, nous sommes toujours à la recherche de nouveaux praticiens formateurs ou de nouvelles praticiennes formatrices dans certaines filières (en 2023-2024 : enseignement spécialisé et en AVI et SCN au secondaire 1). 

Selon la décision 159 de la Cheffe du département (que vous trouverez au bas de cette page), vous devrez débuter le CAS de praticien formateur ou praticienne formatrice au plus tard au cours de votre troisième année d'activité dans cette fonction.

Que ce soit dans le cadre d’un stage A ou d’un stage B, dans le cadre d’une visite au sein de votre propre établissement, comme lors d’une visite dans un autre établissement, vous ne devez pas transmettre de copie des rapports de visites ou des bilans à la direction. Les directions n’ont d'ailleurs pas accès aux documents (contrat, bilans, etc.) qui se trouvent sur IS-Academia.

Les directions ne sont pas non plus censées vous demander des informations concernant vos stagiaires dans l’optique de prendre une décision en vue d’un engagement. Les observations que vous avez récoltées et les bilans que vous avez transmis à vos stagiaires sont exclusivement à l'usage de la formation. Ce n’est que dans le cas d’une conférence intermédiaire pour une ou un stagiaire B, demandée par l’une des personnes concernées, qu’une direction peut avoir accès oralement aux observations que vous avez réalisées.

Seuls les enseignements qui se sont déroulés dans votre classe et pour lesquels vous avez pu réaliser des observations directes sont pris en compte dans l’évaluation des pratiques du ou de la stagiaire. Les enseignements réalisés dans d’autres classes ne peuvent faire l’objet que de retours formatifs.

Toutes les informations nécessaires en lien avec les échelles descriptives se trouvent sur la page Documents relatifs au stage de chaque filière de formation. Ils sont accessibles sur le portail praticien formateur.

Pour obtenir un 4, tous les descripteurs du 4 doivent être satisfaits, alors que ceux du 5 ne le sont pas. Le 4.5 intervient si les prestations de l'étudiante ou de l'étudiant satisfont tous les descripteurs du 4 et qu'il ou elle est à bout touchant de pouvoir obtenir un 5. Le 4.5 peut également permettre de souligner la progression effectuée par l'étudiante ou l'étudiant au fil du semestre, pour autant que ses prestations satisfassent, au moins, tous les descripteurs du 4. La même réflexion s'opère pour le 5.5 entre le 5 et le 6. Un 5.5 est attribué si les prestations observées satisfont tous les descripteurs du 4 et du 5, mais pas encore tout à fait ceux du 6.

Si vous êtes la praticienne formatrice ou le praticien formateur du semestre dans lequel a lieu la certification, il importe que vous contactiez votre homologue du semestre précédent afin de vous concerter sur l'évaluation avant de compléter le bilan certificatif.

C’est seulement après concertation que vous saisirez et validerez le bilan dans IS Academia et que votre homologue le validera à son tour. L’ordre des étapes est important, d'autant plus qu'une fois validé, même si la validation n'a pas encore été confirmée par la praticienne formatrice ou le praticien formateur du semestre précédent, le bilan ne pourra plus être modifié.

En cas de problème avec le bilan, vous pouvez écrire à stages(at)hepl.ch.

Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés avec l'utilisation des échelles descriptives, nous vous invitons à vous rendre sur le forum, afin d'y déposer votre question / remarque. Vous pouvez obtenir la clé d'inscription en écrivant à stages(at)hepl.ch. Le forum est régulièrement mis à jour et une réponse vous sera transmise dans les meilleurs délais.

Pour remplir en ligne sur IS Academia les bilans intermédiaires et certificatifs de vos stagiaires, nous vous remercions de suivre les étapes décrites dans le guide utilisateur ci-après.